INDICE
Introducción
1.-
Antecedentes Generales del Programa de Mejoramiento de Gestión.
A partir
del año 2009, se ha profundizado el proceso gradual de implementación de
sistemas de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9001 en las
instituciones públicas del gobierno central que formulan compromisos de gestión
asociados al pago de un bono por desempeño en el marco de los Programas de
Mejoramiento de la Gestión, PMG, a través de la certificación ISO de procesos
de provisión de bienes y/o servicios esenciales para mejorar la calidad de los
servicios provistos a los ciudadanos.
Este proceso se desarrolla en un Programa Marco
denominado de la Calidad.
Este proceso de implementación de un sistema de
gestión de la calidad se inició el año 2005, a través de certificar bajo la
norma ISO 9001 procesos transversales de gestión comunes a todas las
instituciones públicas y necesarios para contribuir con procesos de
mejoramiento de la gestión. Estos procesos transversales corresponden a los
sistemas de gestión relativos a: Capacitación, Higiene y Seguridad y
Mejoramiento de Ambientes Laborales, Evaluación del Desempeño, Atención e
Información Ciudadana, Compras y Contrataciones Públicas, Auditoria Interna y
Planificación y Control de Gestión, incorporados en un Programa Marco
denominado Avanzado.
Previo al proceso de certificación, se inició
el año 2001 el desarrollo de estos sistemas de gestión básicos de los servicios
públicos estableciendo objetivos y requisitos mínimos que permitieran su
implementación en las instituciones públicas. De este modo se logró asegurar
condiciones mínimas de gestión que permitieron incorporar aquellos requisitos
normativos exigidos por la Norma ISO 9001 y no considerados por los sistemas de
gestión desarrollados. Adicionalmente a los siete sistemas de gestión
incorporados en procesos de certificación ISO, se desarrollaron otros sistemas
todos ellos forman parte del Programa Marco denominado Básico, tales como:
Gobierno Electrónico, Administración Financiera Contable, Enfoque de Género y
Gestión Territorial.. La incorporación de los sistemas Financiero Contable y
Gobierno Electrónico a procesos de certificación, aún está en análisis. Sin
embargo, la incorporación de los sistemas Enfoque de Género y Gestión
Territorial al Sistema de Gestión de la Calidad se realiza en el marco de la
certificación de procesos de provisión de bienes y/o servicios. Ello se
fundamenta en el hecho que ambos sistemas Género y Gestión Territorial
corresponden a atributos de los bienes y/o servicios públicos provistos por las
instituciones y por tanto su proceso de certificación debe estar relacionado
directamente con dicho proceso.
2.- Sistema Gestión Territorial
El sistema de Gestión Territorial tiene como
finalidad lograr una mayor equidad territorial en la provisión de la oferta
pública en cada región. Para lograr este resultado se propone integrar el
accionar de los servicios públicos en las regiones para buscar convergencias y
sinergias entre ellos, mejorar el acceso y distribución de la oferta pública y
ofrecer productos –bienes y servicios- más idóneos a la realidad de cada
territorio.
Diversos factores intervienen en las brechas de
equidad territorial que presenta aún la oferta pública, entre ellos: las
deficiencias en el diseño de los bienes y servicios públicos, que originan
productos que no responden satisfactoriamente a la realidad o a las necesidades
del territorio; dificultades de acceso a las prestaciones; deficiencias en la
coordinación y complementariedad de los
servicios, que produce duplicidades en la provisión de ciertos bienes o
servicios e insuficiencias en otros; falta de oportunidad en las prestaciones,
derivadas de la concentración de las decisiones y una habilitación local
insuficiente para resolver los problemas; escasa información compartida entre
las reparticiones públicas sobre el territorio y las características de su
población, y respecto a la oferta pública de los servicios que operan en el
territorio.
Avanzar en la solución de los problemas
anteriores, requiere impulsar el desarrollo de capacidades más efectivas en los
servicios para incorporar la Perspectiva Territorial a su gestión, de modo de
superar la limitada visión sectorial basada en considerar exclusivamente las definiciones, facultades y competencias
propias como los únicos criterios para diagnosticar, tomar decisiones y proveer
bienes y servicios en el territorio.
El Sistema de Gestión Territorial ha producido
avances relevantes en la gestión de los servicios públicos a través del
desarrollo de los siguientes objetivos:
i)
Promover la iniciativa y capacidad
de respuesta de las instituciones públicas a las necesidades territoriales,
habilitando y transfiriendo las facultades que sean pertinentes a las
Secretarías Regionales Ministeriales, direcciones regionales y/o unidades con
presencia en el territorio que correspondan a la institución, considerando al
menos entre ellas, las facultades referidas a la administración de programas,
la participación en la formulación y ejecución del presupuesto, la gestión de
compras, servicios y personal, y la suscripción de convenios con otras
instituciones. También transfiriendo competencias técnicas y profesionales,
para habilitar equipos territoriales con nuevos conocimientos y habilidades,
que han motivado incluso a los servicios a proponer la formación de gerencias
territoriales y no solo por ramas funcionales, como es habitual. Estos logros
están vinculados al requisito de “identificar las facultades que habilitan a
las jefaturas territoriales del servicio, para tener una mayor iniciativa y
ofrecer soluciones a las necesidades de cada región o territorio”, y establecer
las medidas necesarias de implementar por el servicio para otorgar estas
facultades. (Documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación Programa Marco
Básico 2010).
ii)
Promover la unidad de acción y
complementariedad de los servicios en el territorio. A través de diagnósticos
compartidos del territorio, estrategias y planes de acción comunes,
cofinanciamiento de acciones para determinados territorios, prestación conjunta
de servicios y sistemas de información territorial integrados. Estos logros
están vinculados al requisito de “establecer las facultades para formular,
articular e implementar metas de complementariedad financiera y operacional con
otros servicios en el territorio” y la de incluir en el plan para incorporar
perspectiva territorial objetivos específicos en materia de “complementariedad
de sus productos, bienes y servicios con la de otros servicios afines para
ofrecer una oferta más integrada en cada región o territorio subnacional, así
como las “medidas que contribuyan a establecer o ampliar las facultades de las
jefaturas territoriales del servicio para formular, articular e implementar
metas de complementariedad financiera y operacional con otros servicios en el
territorio (Documento Requisitos Técnicos y Medios de Verificación Programa Marco
Básico 2010)
iii)
Fortalecer la institucionalidad
regional y provincial, mediante el permanente reconocimiento y respaldo de los
organismos centrales al rol articulador que cumplen estos niveles
administrativos, como instancias intermedias entre los niveles nacionales y los
comunales.
Lo anterior implica
considerar a los gobiernos regionales como clientes preferentes en la
planificación y operación de sus acciones en cada territorio. Especial mención
cabe aquí al reconocimiento del rol del gobierno regional como administración
superior de cada región, que demanda colaboración e información oportuna de
cada servicio público con presencia en el territorio.
Estos logros están
vinculados especialmente al requisito de incorporar perspectiva territorial a
los sistemas de información institucional mediante “la desagregación regional
de la información relativa a la oferta
de productos en cada región, la localización y características de los
clientes, usuarios y beneficiarios cuya atención está programada para el año en
curso, el gasto anual programado en cada región, incluyendo las inversiones
comprometidas por el servicio con la región, la identificación de los
compromisos de gasto y/o inversión focalizados en convenios o programas de
complementariedad territorial” (Documento Requisitos Técnicos y Medios de
Verificación Programa Marco Básico 2010) .
Todo lo anterior es
considerado “información de interés regional” y debe ser provista a los Gobiernos
Regionales “mediante un procedimiento que defina formato, contenido y
periodicidad”, debiendo los gobiernos regionales “mantener un registro
actualizado del estado de cumplimiento de este procedimiento”. Adicionalmente
los servicios deben incorporar como parte de los objetivos específicos de su
plan de incorporación de la perspectiva territorial, los compromisos anuales de
actividades e inversiones del Programa Público de Inversión en la Región.
En la misma línea,
se han desarrollado procesos importantes para fortalecer el liderazgo de los
intendentes y gobernadores, al promover la constitución y funcionamiento de los
gabinetes regionales y los comités técnicos asesores a nivel provincial,
formalizando su integración, mejorando el seguimiento y control de sus agendas
y compromisos. Un paso decisivo en esta materia se va a producir en la medida
que el proceso de formulación presupuestaria en cada región, que se expresa
anualmente en la elaboración del Anteproyecto Regional de Inversiones, esté
plenamente integrado a los procesos de planificación y programación del
presupuesto de cada servicio, a través de procedimientos que consideren la
participación y evaluación de sus clientes preferentes, que en este caso son
los propios gobiernos regionales.
iv)
Propiciar el diseño de productos y
subproductos estratégicos que incorporen variables territoriales. Finalmente, y
no por ello menos importante, ha sido el impulso que ha cobrado esta tarea a
través del sistema de gestión territorial, modificando la tendencia sectorial a
diseñar productos estandarizados que no se avienen a las características del
territorio y su población, o incluso a las condiciones particulares de la
institucionalidad territorial para poder proveerlos.
La mayor flexibilidad en los atributos de los
productos se ha expresado tanto en el diseño de sus características
particulares, como en sus canales de distribución y acceso. De este modo, las
necesidades de los clientes, usuarios y beneficiarios de acceder, por ejemplo,
a financiamiento para un emprendimiento, de postular a un beneficio social o
incluso de requerir una solución de infraestructura, una vez sometida a la variable
territorial ha exigido el rediseño de productos o servicios existentes, o
eventualmente la generación de nuevos con especificaciones singulares, lo que
se ha traducido a su vez en la formación de equipos profesionales más
competentes y metodologías idóneas para evaluar las necesidades bajo esta
perspectiva.
Estos logros están vinculados especialmente al
requisito de incorporar en su plan de perspectiva territorial mejoras en las
“características de su productos, modos de acceso y/o provisión en cada región
o territorio subnacional” y también al requisito de incorporar mejoras en la
“distribución de los productos, en particular en zonas extremas, de difícil
acceso, deprimidas económicamente o de alta vulnerabilidad social, para reducir
las inequidades territoriales. (Documento Requisitos
Técnicos y Medios de Verificación Programa Marco Básico 2010)
3.- Programa Marco de la Calidad
A partir del año 2009, se profundiza en la
aplicación de la Perspectiva Territorial incorporando el Sistema de Gestión
Territorial al proceso de mejora continua mediante el Programa Marco de la
Calidad, cuyo objetivo es contar con un sistema de gestión de la calidad
institucional, mediante el mecanismo de certificación externa a través de la
Norma ISO 9001.
Para apoyar el proceso de incorporación
gradual al mecanismo de certificación ISO 9001 de los procesos de provisión de
bienes y/o servicios con Perspectiva Territorial y Enfoque de Género, la
Dirección de Presupuestos del Ministerio de Hacienda con el apoyo técnico de la
Subsecretaria de Desarrollo Regional (SUBDERE) y el Servicio Nacional de la
Mujer (SERNAM) han elaborado Guías con procedimientos que permitan formalizar
las actividades de los sistemas e incorporarlos en el sistema de gestión de la
calidad institucional.
A continuación se
presenta la Guía para la Implementación del Procedimiento de Incorporación del
Sistema Gestión Territorial en el Sistema Unificado de Gestión de la Calidad
Institucional.
El procedimiento está estructurado en 9
secciones, incluyendo una descripción de las etapas que debe implementar un
Servicio, para incorporar la Gestión Territorial en la provisión de bienes y
servicios. La estructura del procedimiento se muestra en la Figura 1.
Figura 1
Estructura del Procedimiento
de Referencia
 |
1
Objetivo
El objetivo de este
documento es entregar una guía para implementar un procedimiento en el Sistema
de Gestión de la Calidad Institucional asegurando la incorporación de la
Perspectiva Territorial en los procesos de la provisión de los bienes y
servicios existentes y nuevos incluidos en el alcance de la certificación, así
como también para los procesos de provisión de bienes y servicios no incluidos
en el alcance de la certificación ISO 9001, conforme a las etapas definidas en
el Sistema Gestión Territorial del Programa Marco Básico - Programa de
Mejoramiento de la Gestión año 2010.
2
Alcance
Este procedimiento
es aplicable a todos los procesos de provisión de bienes y servicios existentes
y nuevos (productos estratégicos, subproductos y productos específicos) de la institución,
incluidos y no incluidos en el alcance de la certificación, a procesos
transversales (comunes a dos o más productos estratégicos), así como también a
los sistemas de información de la institución, asegurando la incorporación de
la Perspectiva Territorial, cuando corresponda. Los resultados de la
incorporación de Perspectiva Territorial en los procesos de provisión de
productos estratégicos del servicio se deberán analizar y evaluar en el proceso
de Revisión por la Dirección (Requisito 5.6.2 c) - ISO 9001).
3
Responsabilidades
3.1 El/la Jefe/a de Servicio, es
responsable de orientar y conducir la aplicación del procedimiento de
incorporación de la Perspectiva Territorial en los procesos de provisión de
bienes y servicios de la Institución, en los procesos transversales de gestión
de la institución y en los sistemas de información. Para ello:
·
Aprueba el diagnóstico, la
propuesta de plan, el programa de trabajo y el programa de seguimiento;
·
define pertinencia de los
compromisos que surgen de las recomendaciones de la evaluación de la
implementación del Plan y Programa, prioriza las acciones a implementar, y
establece las medidas necesarias para implementar el procedimiento, incluyendo
las facultades necesarias de delegar a las jefaturas territoriales del servicio
para cumplir con el mismo.
3.2 El/la Encargado/a del Sistema Gestión
Territorial debe formar parte del Comité de Calidad o equipo responsable
del Sistema de Gestión de la Calidad. En esta función le corresponderá:
·
Elaborar el Diagnóstico, el Plan y
el Programa de Trabajo en coordinación con los/as Encargados de Centros de
Responsabilidad (Unidades del Servicio y jefaturas regionales o representantes
de las mismas, si corresponde);
·
informar sobre los avances y
desarrollo en materia de incorporación de Perspectiva Territorial en los
procesos asociados a la provisión de bienes y servicios, en los procesos
transversales de gestión de la institución y en los sistemas de información
mediante al menos: el análisis de los resultados de implementación del Programa
de Trabajo, el cumplimiento de las medidas de la autoridad necesarias para
implementar el procedimiento y
cumplimiento de compromisos del Programa de Seguimiento para la incorporación
de Perspectiva Territorial;
·
proponer a la Jefatura del
Servicio acciones de mejora y las medidas necesarias para acompañar la
implementación del procedimiento.
3.3 El Equipo de la Calidad (Comité de la
Calidad/ Comité Directivo/ Comité Estratégico u otro) tiene las siguientes
responsabilidades y funciones:
·
Proponer al Jefe de Servicio, la
asignación de recursos necesarios para implementar, mantener y mejorar la
incorporación transversal de la Perspectiva Territorial en el marco del Sistema
de Gestión de la Calidad;
·
revisar y asegurar que se
establezca, implemente y mantenga el procedimiento de incorporación de
Perspectiva Territorial en el sistema de gestión de la calidad;
·
informar al/la Jefe/a de Servicio
sobre el desempeño y los avances logrados en el sistema de gestión de la
calidad, y la aplicación del procedimiento de gestión territorial.
·
asesorar al encargado de Sistema
Gestión Territorial sobre la aplicación del procedimiento de Gestión
Territorial en el marco del sistema de
gestión de la calidad y los requisitos de la Norma ISO 9001, apoyando la implementación del sistema en la
institución.
3.4 Los/las Encargados/as de Centros de
Responsabilidad (Unidades del Servicio/ jefaturas regionales o representantes
de las mismas, si corresponde), son los responsables de:
- participar en el diagnóstico, en la elaboración del Plan y en el
Programa de Trabajo en forma coordinada con el/la Encargado (a) del
Sistema Gestión Territorial;
- aplicar el procedimiento cuando corresponda y revisar su
implementación realizando adecuaciones;
- informar sobre los avances y desarrollo en materia de
incorporación de Perspectiva Territorial en los procesos asociados a la
provisión de bienes y servicios y/o en los procesos transversales de
gestión de la institución y/o en
los sistemas de información, correspondientes a su Centro de
Responsabilidad.
- proponer al Jefe de Servicio acciones de mejora para la
incorporación de la Perspectiva Territorial en los procesos del Centro de
Responsabilidad, a través del Equipo de la Calidad.
4
Terminología
Buen Gobierno: Se entiende por Buen Gobierno en el territorio a la mayor integración
entre los servicios públicos y mayor equidad territorial en la provisión de sus
productos, bienes y servicios. La mayor equidad territorial se logra a través
de la adecuación de la definición, diseño, modos de acceso y provisión de sus productos a
la realidad regional y la integración a través de una mayor coordinación
interinstitucional y complementariedad de sus productos, bienes y servicios con
los de otros servicios afines, de modo de presentar una oferta integrada de
productos y servicios en cada región que responda mejor a sus necesidades y
oportunidades de desarrollo territorial.
Gobierno
Regional: Institución
territorialmente descentralizada creada por normas constitucionales sin
dependencia ministerial, cuyo objeto es el desarrollo social, cultural y
económico de la región de modo armónico y equitativo. Está integrado por el
Intendente, como órgano ejecutivo, y el Consejo Regional. Desde el punto de
vista administrativo, se suele denominar gobierno regional al servicio
administrativo dependiente del Ejecutivo Regional.
Perspectiva
Territorial: Es un modelo de gestión en la cual los
servicios públicos nacionales, desconcentrados y descentralizados operan en las
regiones buscando convergencias y sinergias con los demás, ofreciendo productos
–bienes y servicios- más idóneos, mejorando el uso de los recursos públicos, y
logrando un mayor beneficio para sus clientes, usuarios y beneficiarios.
Gestión
Territorial, o GT: Referencia abreviada al Sistema PMG
de Gestión Territorial, cuyo aporte principal es resaltar la aplicación de la Perspectiva
Territorial o gestión territorial integrada en el cumplimiento de funciones
públicas, y se refiere a que un servicio cumple con los requisitos técnicos que
le permiten contribuir a mejorar la gestión pública interinstitucional y la
satisfacción de las necesidades de sus clientes, usuarios y beneficiarios a
través de una mayor integración entre los servicios públicos y mayor equidad
territorial en la provisión de los productos, bienes y servicios.
Coordinación
territorial: mecanismo para integrar la gestión de los
servicios en el territorio que supone la voluntad explicita de dos o más
instituciones de lograr una mayor convergencia y sinergia en sus objetivos y
procesos. Plantea como requisito habilitar de un modo equivalente a sus
jefaturas territoriales para propiciar su iniciativa en la solución de los
problemas y un trabajo conjunto en la formalización de acuerdos operacionales
para avanzar hacia planes y convenios de
complementariedad interinstitucional. La coordinación territorial implica
también de parte de los servicios lograr mayor articulación con las autoridades
territoriales y las prioridades que se han definido para la región, en el
sentido de participar y contribuir en sus órganos de coordinación, como el
gabinete regional y el comité técnico asesor provincial, y obtener el respaldo
que corresponda a sus acciones en el territorio de parte del Intendente, el
Gobernador o el Secretario Regional Ministerial.
Complementariedad
territorial: es un atributo más exigente que la
coordinación; asume que ya se han alcanzado acuerdos de colaboración y las
partes consideran necesario seguir avanzando en la integración de su gestión,
complementando sus recursos y prestaciones para lograr una oferta más integrada
en un territorio específico. Implica compartir diagnósticos, estrategia
operativa, plan de acción y recursos financieros asignados, que pueden
formalizarse mediante diversos instrumentos, por ejemplo, convenios de
programación o colaboración.
Causales de
aplicación de la Perspectiva Territorial: Criterios
formulados por el Sistema PMG de Gestión Territorial para distinguir si
corresponde que los servicios apliquen esta perspectiva para introducir mejoras
a sus productos. Comprende tres causales: a). Diseño del Producto y/o
Subproducto Estratégico: implica
apreciar si corresponde diseñar el Producto conforme a las condiciones,
realidades y demandas existentes en el territorio. Existen casos específicos en que no es
aplicable esta causal debido a que afecta normas legales y políticas nacionales
que imponen como valor público superior la uniformidad del bien o servicio al
que se accede; b). Acceso y distribución
del Producto Estratégico: supone promover la igualdad de condiciones y calidad
a los bienes y servicios públicos, por lo tanto, requiere apreciar si el acceso
o distribución actual del producto genera inequidades territoriales. Implica una
atención especial a los territorios con dificultades de acceso y a la población
alejada de los grandes centros urbanos. c).
Complementariedad territorial: requiere examinar si existen oportunidades de
mejorar la oferta pública del servicio en el territorio mediante un trabajo
colaborativo con servicios afines.
Equidad
Territorial: Atributo de igualdad de acceso de los
territorios y población cliente, usuario o beneficiario a un determinado bien o
servicio público, equivalente a una cobertura completa y oportuna. Lo natural
será, entonces, que existan inequidades o atención por parcialidades según la
capacidad instalada y métodos aplicados por los servicios públicos. La
aplicación de Perspectiva Territorial busca cerrar brechas de esa inequidad y
crear sinergias entre servicios públicos cuya oferta responda a las necesidades
esenciales, evitando territorios y segmentos de población marginados.
Oferta Pública
conjunta: Combinación de productos -bienes o
servicios- de dos o más instituciones de la administración del Estado capaces
de generar un efecto sinérgico, complementario, superior a la entrega por
separado de ellos, que motiva la generación de acuerdos de coordinación y/o de
complementariedad interinstitucional por afinidades funcionales, compartir clientes
o usuarios en un mismo territorio definido como población y área objetivo. Se
formaliza mediante acuerdos por escrito entre directivos de tales instituciones
porque implica modificar métodos y uso de los recursos.
Información de
interés regional: se refiere a aquella que ha sido
acordada proveer según procedimiento
acordado con los gobiernos regionales, incluyendo en este concepto al menos la
oferta de productos del servicio en la región, la localización y características
de los clientes, usuarios y beneficiarios cuya atención está programada para el
año en curso, el gasto anual programado por el servicio en la región,
incluyendo las inversiones comprometidas por el servicio en la región, la
identificación de los compromisos y/o inversión formalizados en convenios o
programas de complementariedad territorial.
Parte Interesada: persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una
organización, equivale a la expresión stakeholder en los modelos de gestión.
Variables
externas de riesgo: Aspectos de vulnerabilidad que
acompañan la declaración de objetivos para lograr mejoras en la gestión (GT)
cuya ocurrencia puede ser mitigada o neutralizada al adoptar medidas
específicas ligadas al entorno, los participantes o el proceso y producto examinado.
La identificación de estas variables o situaciones de riesgo permiten adoptar
precauciones y elevar la probabilidad de logro de las metas formuladas,
inclusive cuando provienen de actores externos fuera del área de gestión y
control institucional, en cuanto se planteen opciones de contingencia como
alternativa.
Medidas de la
autoridad: Decisiones y directrices o instrucciones
que adopta el Jefe Superior u otros directivos de un Servicio para asegurar la
factibilidad de determinados compromisos asumidos en el Plan o Programas
anuales (GT), y por eso deben monitorearse junto a otros pasos de la
implementación.
PMG: Programa de Mejoramiento de la Gestión
PROPIR:
Programas Públicos de Inversión de cada Región.
Corresponde al instrumento que sistematiza la información relativa a la
inversión pública y transferencias de capital relevantes a efectuarse en
la región, tanto sectorial como del gobierno regional, y que debe ser informada por el Intendente, y difundida a la
comunidad, dentro del primer trimestre de cada año presupuestario.
ARI:
Anteprograma Regional de Inversiones, comprende una
estimación de la inversión y de las actividades que el gobierno regional, los ministerios y
servicios efectuarán en la región, en el ejercicio presupuestario del año
siguiente, identificando los proyectos, estudios y programas, y la estimación
de sus costos.
SUBDERE:
Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad. Es aquella parte del sistema de
gestión de la organización enfocada en el logro de resultados, en relación con
los objetivos de la calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y
requisitos de las partes interesadas.
5
Referencias
Definiciones estratégicas (ver formularios A1
y H del proceso presupuestario anual).
Guía metodológica Sistema de Gestión
Territorial Integrada.
Guía para la presentación de informes de
etapas PMG-Gestión Territorial.
Presupuesto institucional (con distribución
regional).
Estadísticas institucionales de clientes/usuarios/beneficiarios.
Balance de Gestión Integral, BGI.
Normativas/ Marco legal aplicable.
Prioridades gubernamentales (en las
definiciones estratégicas, A1).
Estrategias Regionales de Desarrollo (emitidas
por cada GORE).
Anteproyectos regionales de inversión (ARI).
Programa público de inversión regional (PROPIR).
Directrices de SUBDERE (oficios con
instrucciones y cronograma de revisiones).
Orientaciones en Jornadas de Capacitación a
Encargados GT institucionales.
Requisitos Técnicos y Medios de Verificación Programa
Marco de la Calidad, 2010.
Procedimiento de Revisión por la Dirección del
Servicio.
Procedimiento de Elaboración y Control de
Documentos del Servicio.
Manual de la Calidad del Servicio.
Ver Anexo 2. Referencias normativas.
6
Descripción de proceso
6.1
Diagrama de Flujo del Proceso
6.1 Diagrama de Flujo del Proceso (continuación)
6.1 Diagrama de Flujo del Proceso (continuación)
6.2
Descripción de Etapas del Proceso
Las etapas que a
continuación se describen, se realizan con el objetivo de incorporar
Perspectiva Territorial en los procesos de provisión de bienes y servicios de
la institución, desde el diseño de estos hasta la entrega a los usuarios
finales y su evaluación, con el fin de contribuir a mejorar la satisfacción de
las necesidades de sus clientes, usuarios y beneficiarios a través de una mayor
integración entre los servicios públicos y mayor equidad territorial en la
provisión de los productos, bienes y servicios y así contribuir al Buen
Gobierno.
6.2.1
Elaboración/ Actualización del Diagnóstico
Se elabora o actualiza el diagnóstico para productos nuevos y/o existentes,
incluyendo al menos:
1.
Identificación de los productos estratégicos (subproductos
y/o productos específicos) de la institución,
en los que corresponda incorporar la Perspectiva Territorial o
profundizarla para contribuir al buen gobierno y la satisfacción de sus
clientes/ usuarios/ beneficiarios en cada región o territorio subnacional,
considerando:
·
Productos
estratégicos en los que corresponda incorporar la Perspectiva Territorial.
· Productos estratégicos que registran
algún avance o incorporan la Perspectiva Territorial.
· Productos estratégicos en los que no
corresponda incorporar la Perspectiva Territorial.
· Características de sus productos,
modo de acceso y/o provisión, que es examinado en cada región o territorio
subnacional
· Complementariedad de sus productos
bienes o servicios con los de otros servicios afines para ofrecer una oferta
más integrada en cada región o territorio subnacional
· Distribución de los productos en
particular en zonas extremas, de difícil acceso, deprimidas económicamente o de
alta vulnerabilidad social, para reducir las inequidades territoriales.
2.
Las medidas necesarias de implementar por el servicio para
incorporar la Perspectiva Territorial a sus productos estratégicos
(subproductos y/o productos específicos), considerando al menos:
· En aquellos productos que es
factible incorporar la Perspectiva Territorial.
· En aquellos productos que
corresponde desagregar información por región.
· En aquellos productos que han
incluido la Perspectiva Territorial con anterioridad y que es posible
profundizarla.
· Las medidas que contribuyen a otorgar una mayor iniciativa a las jefaturas territoriales del Servicio para
ofrecer soluciones a las necesidades de cada región o territorio subnacional,
especialmente aquellas que establezcan o amplíen las facultades para formular,
articular e implementar metas de complementariedad financiera y operacional con
otros servicios en el territorio.
3.
Los productos en los cuales no es posible incorporar la Perspectiva
Territorial, señalando las razones.
4.
Las facultades desconcentradas. Identificando las
facultades que habilitan a las jefaturas territoriales del servicio, para tener
una mayor iniciativa y ofrecer soluciones a las necesidades de cada región o
territorio, señalando las facultades delegadas no ejercidas, facultades no
delegadas y necesarias, ambas referidas a cuatro ámbitos:
· Administrar programas en la región,
participar en el ciclo presupuestario, gestionar adquisiciones o contratación
de personal y servicios externos, o para suscribir compromisos con otros
organismos públicos.
5.
Los sistemas de información de la institución en los que
corresponde incorporar y proveer información por región, u otra desagregación
territorial pertinente, considerando al menos:
· La oferta de productos en cada
región.
· La localización y características de
los clientes usuarios y beneficiarios cuya atención está programada para el año
en curso.
· El gasto anual programado por el
Servicio en cada región, incluyendo las inversiones comprometidas por el
Servicio con la región[1].
· La identificación de los compromisos
de gasto y/o inversión formalizados en convenios o programas de
complementariedad territorial.
· La información que el Servicio
proveerá regularmente a cada gobierno regional, considerando al menos la
anteriormente enunciada.
Este diagnóstico es
presentado al Jefe/a de Servicio para su aprobación y luego a SUBDERE para su
visación técnica.
6.2.2
Planificación y Programa de
Trabajo
Se elabora el Plan
para la incorporación de la Perspectiva Territorial en la entrega de sus
productos, subproductos y productos específicos para lo cual se considera lo
siguiente:
1. El Servicio elabora el plan para
incorporar la Perspectiva Territorial en la entrega de sus productos, y el
diseño lógico del sistema de información, aprobado por el Jefe de Servicio,
considerando los resultados del diagnóstico, que deberá incluir al menos los
siguientes aspectos:
· Incorporación de la Perspectiva
Territorial en la entrega de los productos, seleccionados por su mayor valor
estratégico o aporte a la complementariedad con otras instituciones, incluyendo
productos nuevos si existen, considerando:
o
El
objetivo general de incorporación o profundización de la Perspectiva
Territorial a sus productos en cada región o territorio subnacional.
o
Los
objetivos específicos[2] vinculados a los
Productos Estratégicos, señalando las mejoras en aspectos tales como:
§ Características de
sus productos, modos de acceso y/o provisión en cada región o territorio
subnacional.
§ Complementariedad
de sus productos, bienes y servicios con las de otros servicios afines para
ofrecer una oferta más integrada en cada región o territorio subnacional.
§ Distribución de los
productos, en particular en zonas extremas, de difícil acceso, deprimidas
económicamente o de alta vulnerabilidad social, para reducir las inequidades
territoriales.
o
Los
compromisos anuales de actividades e inversiones del Programa Público de
Inversión en la Región.
o
Las
variables externas, si las hubiera, que puedan afectar la aplicación de la Perspectiva
Territorial.
o
Las
medidas que se aplicarán para implementar la Perspectiva Territorial,
considerando al menos:
§ Las medidas que
contribuyan a otorgar una mayor iniciativa a las jefaturas territoriales del
Servicio para ofrecer soluciones a las necesidades de cada región o territorio
subnacional, especialmente aquellas que establezcan o amplíen las facultades
para formular, articular e implementar metas de complementariedad financiera y
operacional con otros servicios en el territorio.
· Incorporación de información por
región a los sistemas de información de la institución, considerando los
resultados del diagnóstico. El plan debe contener, al menos, lo siguiente:
o
El
objetivo general.
o
Los
objetivos específicos considerando la incorporación de la información relativa
a:
§ La oferta de
productos en cada región,
§ La localización y
características de los clientes usuarios y beneficiarios cuya atención está
programada para el año en curso
§ El gasto anual
programado por el Servicio en cada región, incluyendo las inversiones
comprometidas por el Servicio con la región.
§ La identificación
de los compromisos de gasto y/o inversión formalizados en convenios o programas
de complementariedad territorial.
o
El
procedimiento acordado con cada gobierno regional para proveerlo regularmente
de la información definida “de interés regional”, incluyendo en este concepto
al menos la anteriormente enunciada[3].
o
En
el caso de los gobiernos regionales estos deberán, a su vez, tomar las medidas
necesarias para recibir y administrar la información que le provean los
servicios[4].
2. Diseñar los indicadores de desempeño
para evaluar los resultados del Plan
elaborado para incorporar la Perspectiva Territorial y para incorporar
modificaciones o mejoras a su sistema de información.
· Señalando correctamente el nombre y
la fórmula de cálculo
· Señalando el medio de verificación
· Señalar los mecanismos e
instrumentos de recolección de la información para poblar los datos de los
indicadores diseñados.
· Señalar los mecanismos e
instrumentos de sistematización de la información de los indicadores diseñados.
3. El Servicio elabora el programa de
trabajo para la implementación, en la etapa siguiente, del Plan para
incorporación de la Perspectiva Territorial en la entrega de los productos
estratégicos (bienes y/o servicios) y para incorporar información por región a
los sistemas de información de la institución, el que deberá incluir al menos:
· Cronograma con los principales
hitos, actividades, plazos y responsables de la implementación en cada región.
El Plan y Programa de Trabajo, deben ser
aprobados por el/la Jefe/a de Servicio para ser enviados a SUBDERE para su
visación técnica, previo a su implementación.
6.2.3
Implementación y Seguimiento
El
Servicio implementa el Programa de Trabajo y realiza, al menos, las siguientes actividades:
1. Análisis de la implementación del
Programa de Trabajo de incorporación de la Perspectiva Territorial a los
productos estratégicos seleccionados, en las actividades de incorporación de
información por región a los sistemas de información de la institución y en las
actividades para proveer información del Servicio a los gobiernos
regionales.
2. Recomendaciones para subsanar las
dificultades operativas encontradas en la implementación de las actividades
anteriores.
3. Compromisos asociados a las
recomendaciones diseñadas.
4. Plazos, responsables e indicadores
para medir su cumplimiento.
5. Mide los indicadores de desempeño
para evaluar los resultados del Plan para la incorporación de la Perspectiva
Territorial, considerando al menos, lo
siguiente:
· Las mediciones de los indicadores
elaborados e identificados a ser medidos en el año en las etapas anteriores.
· Los indicadores eliminados y/o corregidos
y su fundamentación.
En caso que se requiera hacer ajustes al
Plan y/o Programa de Trabajo, se debe presentar la propuesta con las
modificaciones al/la Jefe/a de Servicio para su aprobación y posteriormente a
SUBDERE para su visación técnica.
6.2.4
Evaluación de Resultados
El
Servicio evalúa los resultados del Plan para la incorporación de la Perspectiva
Territorial, la ejecución del Programa de Trabajo Anual y el grado de
desarrollo del sistema de información. La evaluación deberá incluir, al menos,
los siguientes aspectos:
- Informe
Ejecutivo.
- Descripción
del desarrollo alcanzado en la incorporación de la Perspectiva Territorial
en la entrega de los productos estratégicos (considera los productos
nuevos que el Servicio ofrezca y que surjan durante el desarrollo de esta
etapa y aspectos no incorporados en el programa de la etapa anterior). El
grado de avance se debe medir con los indicadores definidos en el plan.
- Identificación
de inequidades territoriales que persistan al incorporar la Perspectiva Territorial
en la entrega de los productos
- Identificación
de las brechas entre el resultado efectivo y el grado de desarrollo
comprometido.
- Evaluación
de las modificaciones incorporadas a los productos respecto de la Perspectiva
Territorial.
- Resultados
del grado de desarrollo del sistema de información implementado,
considerando al menos:
· Evaluación final del grado de avance
de la desagregación por región de las estadísticas que produce el Servicio en
las distintas etapas: recolección, procesamiento, análisis y difusión de la
información.
· Identificación de problemas
asociados al mejoramiento de las estadísticas desagregadas por región en la
institución en las etapas señaladas.
· Identificación de los problemas
asociados a la provisión de información de “interés regional” a los gobiernos
regionales.
El
Servicio elabora un Programa de Seguimiento, que deberá incluir, al menos, los
siguientes aspectos:
- Recomendaciones
para subsanar las dificultades encontradas en la implementación del
Programa de Trabajo.
- Compromisos
asociados a las recomendaciones
señalando plazos, responsables e indicadores para medir su
cumplimiento.
- Compromisos
asociados al mejoramiento de las estadísticas desagregadas por región en
la institución en las etapas señaladas.
- Compromisos
asociados a la provisión de información de “interés regional” a los
gobiernos regionales.
- Definición
de cronograma y responsables de nuevos compromisos.
El Encargado de Sistema GT presenta la Evaluación de la implementación
del Plan y Programa de Trabajo y el Programa de Seguimiento a SUBDERE para su
visación técnica.
El
Servicio difunde a los clientes/usuarios/beneficiarios y a sus funcionarios de
los resultados obtenidos en la incorporación de la Perspectiva Territorial en
la entrega de sus productos estratégicos (bienes y/o servicios), en cada
región, considerando, a lo menos:
- Definición
y aprobación del plan de difusión.
- Identificación
de lo que se entiende por difusión realizada.
- Responsables
de su ejecución.
- Los
canales de difusión utilizados en la difusión a los funcionarios y en la
difusión a los clientes/usuarios/beneficiarios.
El
Servicio identifica los aspectos del plan no incorporados en el programa de
trabajo de la etapa anterior, y elabora una propuesta para incorporarlos con el
objeto de mantener o mejorara el nivel de desarrollo del sistema.
- Señala
los aspectos relacionados con la provisión de bienes y servicios y los
relacionados con el sistema de información.
El Encargado de Sistema GT presenta los resultados, en la Revisión por
la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad, para realizar el análisis de
la implementación del Programa de Trabajo y cumplimiento de los compromisos de
mejoramiento establecidos en el Programa de Seguimiento.
Posteriormente y conforme a las acciones que surgen del análisis de
resultados del periodo, se debe evaluar la necesidad de realizar
modificaciones, si corresponde al Diagnóstico, al Plan y/o Programa de Trabajo
o al Programa de Seguimiento.
6.2.5
Estandarización del Proceso
Los responsables de los
procesos de provisión de bienes y servicios que aplican Perspectiva
Territorial, desarrollan o modifican documentos según corresponda:
1. Para aquellos productos incorporados en el sistema de
gestión de la calidad, se realiza la modificación de los procedimientos existentes
de los procesos relacionados, con el fin de asegurar la incorporación de PT en las actividades del proceso.
2. Para aquellos productos no incorporados en el sistema de
gestión de la calidad, se desarrolla un procedimiento documentado para asegurar
la incorporación de PT en los procesos necesarios.
7
Seguimiento del Proceso
Se realiza
seguimiento del proceso a través de los indicadores de desempeño[5]
del Sistema Gestión Territorial e incorporados en el Sistema de Información de
Gestión (SIG) del Servicio.
8
Resultados Esperados
Los resultados
esperados de la implementación del Sistema Gestión Territorial, en el servicio,
implica instalar procesos que permitan desarrollar una acción pública integrada
en los territorios, logrando lo siguiente:
·
Definición y provisión de
productos en el territorio:
o
Definición de prioridades
territoriales
o
Ajuste de los productos a las
necesidades territoriales
o
Modo de acceso a los productos en
el territorio
o
Localización de productos en el
territorio
·
Procesos internos y externos:
o
Programación y distribución del
gasto en el territorio
o
Diálogo intersectorial y
coordinación con otros servicios
o
Definición de acciones conjuntas
o
Facultades delegadas para actuar
en el territorio
·
Sistemas de información:
o
Registro de productos y beneficiarios
en el territorio
o
Sistematizar información, difusión
y retroalimentación.
9
Registros
Informe de diagnóstico
Plan
Programa de Trabajo
Registro de Revisión por la Dirección
10
Anexos
Anexo
1. Referencias normativas.
Anexo 1. Referencias normativas.
·
Ley 19.553, febrero 1998. Concede
asignación de modernización y otros beneficios que indica. Ministerio de
Hacienda.
·
Decreto 475. Reglamento Ley 19.553
para la aplicación del incremento por Desempeño institucional del artículo 6°
de la Ley y sus modificaciones.
·
Ley 20,212, publicada en el Diario
Oficial el 29 de agosto de 2007 que modifica las leyes N° 19.553, N° 19.882, y
otros cuerpos legales, con el objeto den incentivar el desempeño de
funcionarios públicos.
·
Ley N° 19.175, Orgánica
Constitucional sobre Gobierno y Administración Regional, que se modifica por la
Ley Nº 20.035, del 01.07.05.
·
Ley de Presupuestos del Sector
Público año 2010
·
Planes Regionales de Gobierno
2006-2010.
·
Oficio Circular N° 40 del 02 de
abril de 2008 del Ministerio del Interior y Ministerio de Hacienda sobre
coordinación regional de inversiones, elaboración de Anteproyectos Regionales
de Inversión (ARI) para el presupuesto del año 2010.
·
Oficio Circular N° 155 de 28.02.02
sobre desconcentración y nuevas responsabilidades a ser ejercidas por los
Gobernadores.
·
D.S. 3.876 del 27.12.01 que
encomienda al Ministro del Interior la función de coordinación de los
Secretarios de Estado en todo lo relacionado con la inversión pública regional.
[1] Al incorporar la
información de los compromisos de inversión del servicio con la región, el
servicio deberá tener en cuenta, al menos,
aquellos contenidos en los Programas Públicos de Inversión de cada
Región (PROPIR).
[2] Los objetivos
específicos deben ser claros, verificables y estar vinculados a los productos
en los que corresponde aplicar Perspectiva Territorial.
[3] En la etapa 1, los servicios identificaron la
información pertinente de proveer a los gobiernos regionales. En la etapa 2,
corresponde que los servicios formalicen con los gobiernos regionales la
entrega regular de la información acordando un procedimiento que considere al
menos su formato, contenido y periodicidad. La información “de interés
regional” se refiere a aquella que ha sido acordada proveer de la forma
anteriormente indicada, incluyendo en este concepto al menos la oferta de
productos del servicio en la región, la localización y características de los
clientes, usuarios y beneficiarios cuya atención está programada para el año en
curso, el gasto anual programado por el servicio en la región, incluyendo las
inversiones comprometidas por el servicio en la región, la identificación de
los compromisos y/o inversión formalizados en convenios o programas de
complementariedad territorial.
[4] Entre estas medidas se debe considerar mantener
un registro actualizado del estado de cumplimiento de los servicios del
procedimiento mutuamente acordado de provisión de información, indicando si se
ha cumplido con el formato, contenido y periodicidad acordado.
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